Tra le tante novità introdotte dalla Legge di bilancio 2025, si inserisce anche l’obbligo per gli amministratori di società di dotarsi di un proprio domicilio personale di posta elettronica certificata (PEC) e di comunicarlo al Registro Imprese di competenza.
Può sembrare, a prima vista, una novità di minima rilevanza, ma in realtà nasconde alcune complicazioni.
Normativa: l’art. 1, comma 860, della Legge n. 207/2024 modifica l’art. 5, comma 1, del Decreto Legge n. 179/2012 (convertito con modificazioni dalla Legge n. 221/2012) come segue:
“1. L’obbligo di cui all’articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, come modificato dall’articolo 37 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 aprile 2012, n. 35, è esteso alle imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese o all’albo delle imprese artigiane successivamente alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto nonché agli amministratori di imprese costituite in forma societaria.”
L’obbligo a cui fa riferimento l’inciso in questione è l’obbligo di indicare il proprio domicilio digitale (PEC) che, quindi, era già operativo (dal 1° ottobre 2020) per tutte le imprese costituite in forma societaria (e quindi società di persone, di capitali, cooperative, estere con sede secondaria in Italia), con lo scopo di assicurare una comunicazione ufficiale e sicura tra impresa e pubblica amministrazione.
La Posta Elettronica Certificata (PEC), infatti, ha lo stesso valore legale e di tracciabilità della classica raccomandata tradizionale con avviso di ricevimento, essendo in grado di aggiungere alle comuni funzioni di posta elettronica anche la certificazione di invio, di integrità e di avvenuta consegna del messaggio inviato.
L’indirizzo PEC, inoltre, deve avere determinante caratteristiche richieste espressamente dal Registro Imprese. In particolare l’indirizzo deve essere:
cioè deve appartenere in via esclusiva alla società (non può essere iscritto o condiviso sulla posizione di altre imprese/società/soggetti) e deve essere esattamente riconducibile alla società (in breve, l’indirizzo e la denominazione sociale devono essere identici)
cioè idoneo a ricevere comunicazioni da altri indirizzi P.E.C.; pertanto non deve essere inesistente, revocato o scaduto
La novità normativa in oggetto, estende quindi tale obbligo di dotazione di indirizzo PEC anche agli amministratori di società.
Ambito di applicazione: la norma fa generico riferimento alle “imprese costituite in forma societaria” e, dunque, riguarda gli amministratori delle società di persone e di capitali; parliamo quindi sia dell’amministratore unico, sia – per gli organi collegiali come i consigli di amministrazione – di ciascun componente dell’organo.
Regime temporale: la disposizione si applica alla società costituite a partire dal 1° gennaio 2025. Molto probabilmente, si applicherà anche agli amministratori di società preesistenti, nominati o confermati dopo tale data; sempre molto probabilmente, il registro imprese chiederà la “regolarizzazione” in occasione del deposito di ogni altra pratica (vedremo quali saranno gli orientamenti).
Ultima considerazione riguarda le caratteristiche che il nuovo indirizzo PEC deve avere.
La norma sembra imporre l’obbligo per ciascun singolo amministratore di dotarsi di un indirizzo PEC individuale, diverso e ulteriore, da quello della società di cui essi stessi sono amministratori (indirizzo avente le caratteristiche sopra ricordate).
Al fine di evitare una inutile moltiplicazione di recapiti e di oneri (si pensi ai consigli di amministrazione con numerosi membri, consiglieri, delegati), potrebbe essere preferibile – come puntualmente suggerito dalla dottrina notarile in sede di primissimo commento della novella – concedere al singolo amministratore la possibilità di:
comunicare elettivamente lo stesso indirizzo della società;
servirsi della medesima P.E.C. personale anche per altre eventuali società di cui pure si è amministratori, scongiurando così il rischio di doversi dotare di più P.E.C., ciascuna associata al ruolo svolto all’interno delle singole organizzazioni societarie.
Concludo ricordano che, in caso mancato adempimento di questo nuovo obbligo a carico degli amministratori, oltre al rifiuto di iscrizione della pratica da parte del Registro Imprese, scattano le sanzioni amministrative previste dalla legge.
In attesa delle opportune indicazioni operative da parte delle Camere di Commercio, è bene che le imprese si preparino a questo nuovo scenario.
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